Application lecteur – Traitement des cartes-cadeaux et échange du solde prépayé
Découvrez comment traiter les transactions par carte-cadeau avec l'application lecteur. Guide complet pour racheter les soldes, ajouter des fonds aux cartes rechargeables, gérer les rachats uniques ou partiels et gérer la valeur prépayée.
Aperçu
L'application lecteur vous permet de traiter les transactions par carte-cadeau, y compris les rachats et les ajouts de solde. Ce guide couvre le flux de travail complet des opérations de cartes-cadeaux, que les clients utilisent une valeur prépayée ou que vous ajoutiez des fonds à leurs cartes.
Ce que vous pouvez faire :
Scannez les cartes clients ou effectuez une recherche par détails client
Échanger les soldes des cartes-cadeaux contre des achats
Ajouter des fonds aux cartes-cadeaux (pour les cartes rechargeables)
Traiter les rachats partiels ou complets en fonction des paramètres de la carte
Afficher le solde en temps réel et les informations sur les transactions
Gérez les cartes-cadeaux uniques et rechargeables
Avant de commencer
Exigences:
lecteur application installé et configuré (voir guide d'installation)
Session de connexion active (voir guide de connexion)
Autorisations de la caméra activées sur votre appareil
Programme de cartes-cadeaux actif dans votre compte
Infos : Les cartes cadeaux peuvent être configurées comme étant à usage unique ou rechargeables. Les cartes uniques doivent être entièrement échangées en une seule transaction, tandis que les cartes rechargeables permettent des rachats partiels et des ajouts de solde.
lecteur une carte client
Méthode 1 : analyse de la caméra
Étape 1 : Appuyez sur le bouton Scan sur l'écran principal
Étape 2 : Autoriser l'accès à la caméra si vous y êtes invité (première fois uniquement)
La caméra s'activera automatiquement
Positionner le code QR de la carte client dans le cadre
L'application scanne et charge la carte automatiquement
Méthode 2 : recherche manuelle
Si le client n'a pas sa carte disponible, vous pouvez le rechercher :
Étape 1 : Appuyez sur le bouton Rechercher (icône en forme de loupe)
Étape 2 : Saisissez les informations client dans l'un de ces champs :
Nom - Nom ou prénom du client
Numéro de téléphone - Numéro de portable utilisé lors de l'installation de la carte
courriel - Adresse courriel de leur profil
Numéro de série de la carte - Identifiant unique sur la carte
Étape 3 : Sélectionnez le bon client dans les résultats de recherche
Quand utiliser la recherche manuelle :
Le client a oublié son téléphone
La carte ne sera pas numérisée en raison de dommages à l'écran ou de problèmes de luminosité
Traiter les achats de cartes-cadeaux par téléphone
Le client souhaite vérifier son solde à distance
Échanger le solde d'une carte-cadeau
Une fois la carte client chargée, suivez ce workflow pour récupérer la valeur :
Processus de rachat
Étape 1 : Vérifiez le solde actuel du client affiché à l'écran
Vérifier les points/valeurs disponibles
Vérifier le type de carte (unique ou rechargeable)
Notez tout historique de transactions antérieures
Étape 2 : Saisissez le montant du rachat
Vous disposez de deux méthodes :
À l'aide des boutons +/- :
Appuyez sur le bouton + pour augmenter le montant
Appuyez sur le bouton - pour diminuer le montant
Ajustez-vous à la valeur de rachat exacte nécessaire
Utilisation de la saisie au clavier :
Appuyez sur le champ affichant « 0 »
Saisissez le montant directement à l'aide de votre clavier
C'est plus rapide pour des montants spécifiques
Étape 3 : Appuyez sur le bouton Échanger des points
Étape 4 : Consultez la fenêtre de confirmation
Vérifiez à nouveau que le montant du remboursement est correct
Ajoutez un commentaire interne facultatif si nécessaire (non visible par le client)
Vérifiez que cela correspond à l'achat ou à la demande du client
Étape 5 : Appuyez sur Utiliser pour confirmer la transaction
Résultat : Le montant est immédiatement déduit du solde du client et apparaît dans son historique de transactions.
Cartes uniques ou rechargeables
Cartes à usage unique :
Vous ne pouvez pas racheter des montants partiels
La totalité du solde doit être échangée en une seule transaction
Après échange, la carte ne peut pas être réutilisée
Commun pour les chèques-cadeaux ou les promotions traditionnels
Cartes rechargeables :
Vous pouvez échanger n'importe quel montant jusqu'au solde disponible
Le solde restant reste sur la carte pour une utilisation future
Les clients peuvent utiliser la carte plusieurs fois jusqu'à épuisement
Idéal pour les programmes à valeur stockée ou les comptes prépayés
Avertissement: L'application lecteur applique ces règles automatiquement. Si vous tentez un rachat partiel sur une carte unique, le système remboursera la totalité du solde à la place.
Gérer différents scénarios d'achat
Scénario 1 : L'achat correspond exactement au solde
Le client a un solde de 50 $, l'achat est de 50 $
Échanger la totalité du solde de 50 $
La carte est épuisée (ou désactivée en cas d'utilisation unique)
Scénario 2 : L'achat est inférieur au solde (rechargeable uniquement)
Le client a un solde de 50 $, l'achat est de 30 $
Échangez 30 $ seulement
20 $ restent sur la carte pour une utilisation future
Scénario 3 : L'achat dépasse le solde
Le client a un solde de 50 $, l'achat est de 75 $
Échangez la totalité de 50 $ avec une carte-cadeau
Le client paie les 25 $ restants par un autre mode de paiement
Scénario 4 : Carte à usage unique avec tentative d'utilisation partielle
Le client a un solde de 50 $ et souhaite utiliser 30 $
Le système rachète automatiquement la totalité du solde de 50 $
Le client reçoit 20 $ en monnaie ou en crédit par d'autres moyens
Ajouter des fonds aux cartes-cadeaux
Pour les cartes-cadeaux rechargeables, vous pouvez ajouter de la valeur lorsque les clients achètent des fonds supplémentaires :
Processus d'ajout de fonds
Étape 1 : Après avoir scanné la carte client, localisez la section Ajouter des fonds
Étape 2 : Saisissez le montant à ajouter
Vous disposez de deux méthodes :
À l'aide des boutons +/- :
Appuyez sur le bouton + pour augmenter le montant
Appuyez sur le bouton - pour diminuer le montant
Ajuster pour correspondre au paiement du client
Utilisation de la saisie au clavier :
Appuyez sur le champ affichant « 0 »
Saisissez le montant directement à l'aide de votre clavier
Plus efficace pour les coupures standard (25 $, 50 $, 100 $)
Étape 3 : Appuyez sur le bouton Ajouter des points
Étape 4 : Consultez la fenêtre de confirmation
Vérifiez que le montant correspond au paiement du client
Ajoutez un commentaire interne optionnel (moyen de paiement, numéro de référence, etc.)
Confirmez les détails de la transaction
Étape 5 : Appuyez sur Ajouter pour confirmer
Étape 6 : Appuyez sur Terminé pour terminer la transaction
Résultat : les fonds sont immédiatement ajoutés au solde du client et peuvent être utilisés.
Scénarios d’ajout de fonds communs
Scénario 1 : Premier achat
Le client achète une carte-cadeau de 50 $
Entrez 50 $ et ajoutez-le à leur nouvelle carte
Ils peuvent désormais utiliser la totalité du solde de 50 $
Scénario 2 : Rechargement d'une carte existante
Il reste 15 $ au client sur sa carte
Ils ajoutent 30 $ de plus
Le nouveau solde est de 45 $ au total
Scénario 3 : Carte cadeau en guise de cadeau
L'acheteur achète la carte pour quelqu'un d'autre
Ajoutez le montant souhaité (25 $, 50 $, 100 $, etc.)
Le destinataire peut installer et utiliser la carte
Infos : Seules les cartes-cadeaux rechargeables prennent en charge les ajouts de fonds. Les cartes à usage unique ne peuvent pas être rechargées après leur création. Vérifiez les paramètres de votre carte-cadeau pour confirmer le type que vous utilisez.
Affichage des informations client
Sous les boutons de transaction, le lecteur affiche des données complètes sur les clients et les cartes :
Détails du client
Nom fourni lors de l'installation de la carte
Coordonnées (téléphone/courriel)
Date d'inscription du client
Informations sur la carte
Solde de points actuel - Valeur totale disponible
Date d'installation de la carte - Lorsque le client a ajouté la carte au portefeuille
Date de la dernière accumulation - Ajout de solde le plus récent
Historique des transactions - Rachats et ajouts récents
Indicateur de type de carte - Unique ou rechargeable (vérifiez les paramètres si vous n'êtes pas clair)
Infos : Ces informations sont mises à jour en temps réel à chaque transaction, garantissant que vous travaillez toujours avec des données actuelles.
Meilleures pratiques
Pour les ventes de cartes-cadeaux
Confirmez clairement le montant : Lorsqu'un client achète une carte-cadeau, répétez-lui le montant : "J'ajoute 50 $ à votre carte-cadeau."
Vérifiez le paiement avant d'ajouter des fonds : Collectez toujours le paiement avant de traiter l’ajout du solde pour éviter les erreurs.
Expliquez le type de carte : Faites savoir aux clients si leur carte est à usage unique ou rechargeable afin qu’ils comprennent leurs options.
Proposer des dénominations communes : Proposez des montants standards (25 $, 50 $, 100 $) pour accélérer les transactions tout en autorisant des montants personnalisés.
Pour les rachats
Vérifiez d'abord le solde : Annoncez toujours le solde disponible avant le traitement : « Vous avez 37,50 $ disponibles sur votre carte. »
Clarifier les rachats partiels : Pour les cartes rechargeables, demandez : « Souhaitez-vous utiliser la totalité de votre solde ou seulement une partie de celui-ci ?
Expliquez les règles uniques : Si un client tente d'utiliser partiellement une carte à usage unique, expliquez-lui : « Il s'agit d'une carte à usage unique, je devrai donc utiliser la totalité du solde de 50 $. »
Fournir les reçus de solde : Après des rachats partiels, informez les clients de leur solde restant : « Il vous reste 22 $ sur votre carte pour la prochaine fois. »
Pour des enregistrements précis
Utilisez les commentaires pour le contexte : Ajoutez des notes internes pour les ventes de cartes cadeaux (par exemple, « Cadeau d'anniversaire pour fille ») ou les échanges spéciaux (par exemple, « Appliqué à la commande de restauration n° 1234 »).
Vérifiez les montants importants : Pour les cartes-cadeaux de grande valeur, vérifiez le montant avant de confirmer afin d'éviter des erreurs coûteuses.
Suivre les modes de paiement : Lors de l'ajout de fonds, notez dans les commentaires comment le client a payé (en espèces, par carte de crédit, etc.) pour le rapprochement.
Dépannage
La carte ne numérise pas
Problème: Le code QR ne scanne pas lors de l'utilisation de l'appareil photo
Solutions :
Augmenter la luminosité de l'écran du téléphone
Nettoyer l'écran du téléphone s'il est taché
Utiliser la recherche manuelle comme méthode de sauvegarde
Essayez de tenir le téléphone sous différents angles
Impossible d'échanger un montant partiel
Problème: Le système rachète la totalité du solde lors d'une tentative de rachat partiel
Solutions :
Vérifiez s'il s'agit d'une carte à usage unique (voir paramètres de la carte)
Les cartes à usage unique sont toujours entièrement utilisables de par leur conception
Convertissez en type de carte rechargeable si des rachats partiels sont nécessaires
Traiter le rachat complet et gérer le changement séparément
Impossible d'ajouter des fonds
Problème: Le bouton « Ajouter des points » n'est pas disponible ou ne fonctionne pas
Solutions :
Vérifiez qu'il s'agit d'un type de carte rechargeable
Les cartes uniques ne peuvent pas accepter les ajouts de fonds après la création initiale
Vérifiez si la carte a expiré (voir les paramètres d'expiration)
Assurez-vous que vous disposez des autorisations appropriées dans l'application lecteur
Le solde n'est pas mis à jour après la transaction
Problème: Le client dit que le changement de solde ne s'affiche pas
Solutions :
Demandez au client de tirer vers le bas pour actualiser son portefeuille
Attendez 10 à 15 secondes pour la synchronisation (surtout sur les connexions plus lentes)
Vérifier la transaction terminée (la confirmation est apparue)
Vérifier l'historique des transactions dans le tableau de bord du profil client
Mauvais montant saisi
Problème: Valeur incorrecte saisie accidentellement
Solutions :
Vous ne pouvez pas modifier les transactions terminées dans l'application lecteur
Traiter une transaction inversée (ajouter des fonds pour annuler le rachat, ou vice versa)
Contacter l'administrateur pour l'ajustement des transactions dans le tableau de bord
Ajouter un commentaire expliquant la correction de la piste d'audit
Client introuvable dans la recherche
Problème: La recherche manuelle ne renvoie aucun résultat
Solutions :
Essayez des champs de recherche alternatifs (courriel au lieu de téléphone)
Vérifiez les fautes de frappe dans les informations client
Vérifier que le client a installé sa carte-cadeau
Confirmez que vous recherchez le bon programme de carte
Foire aux questions
Quelle est la différence entre les cartes cadeaux uniques et rechargeables ?
Les cartes à usage unique doivent être entièrement échangées en une seule transaction et ne peuvent pas être rechargées. Les cartes rechargeables permettent des rachats partiels et peuvent ajouter des fonds plusieurs fois. Votre type de carte est défini dans la configuration de la carte cadeau dans votre panneau d'administration.
Puis-je traiter les transactions par carte-cadeau lorsque le client n'a pas son téléphone ?
Oui, utilisez la fonction de recherche manuelle. Vous pouvez rechercher des clients par nom, numéro de téléphone, courriel ou numéro de série de carte. Cela fonctionne à la fois pour les rachats et pour la vérification des soldes à distance.
Que se passe-t-il si un client essaie de dépenser plus que son solde ?
L'application lecteur affiche le solde disponible avant le rachat. Vous ne pouvez échanger que jusqu'à concurrence du montant disponible. Si l'achat dépasse le solde, échangez la valeur totale de la carte-cadeau et collectez la différence par un autre mode de paiement.
Puis-je ajouter des fonds à une carte-cadeau qui a déjà un solde ?
Oui, mais seulement s'il s'agit d'une carte rechargeable. Le nouveau montant est ajouté au solde existant. Les cartes à usage unique ne peuvent pas être rechargées une fois créées.
Comment savoir si une carte est unique ou rechargeable ?
Vérifiez les paramètres de votre carte-cadeau dans le panneau d'administration. L'application lecteur applique automatiquement ces règles : si vous ne pouvez pas effectuer de rachats partiels ou d'ajouts de fonds, il s'agit probablement d'une carte unique.
Que faire si je dois rembourser un achat par carte-cadeau ?
Les remboursements et les ajustements doivent être traités via le tableau de bord du profil client dans votre panneau d'administration. Vous pouvez y annuler des transactions ou ajuster les soldes. Ajoutez un commentaire expliquant la raison de l'audit.
Les clients peuvent-ils utiliser des cartes cadeaux expirées ?
Cela dépend de vos paramètres d'expiration. Si vos cartes cadeaux ont des dates d'expiration configurées, l'application lecteur empêchera les transactions après l'expiration. Vérifiez les paramètres de votre carte-cadeau pour connaître les règles d'expiration.
Les échanges de cartes cadeaux affectent-ils la LTV des clients ou d'autres mesures ?
Oui, les échanges de cartes cadeaux sont suivis en tant que transactions dans les profils clients. Le montant du rachat compte dans la valeur à vie du client. Les ajouts de fonds sont également enregistrés mais généralement suivis séparément des achats.
Puis-je voir qui a acheté une carte-cadeau pour quelqu'un d'autre ?
Les cartes cadeaux sont liées à la personne qui les installe (le destinataire). Pour suivre l'acheteur, utilisez le champ de commentaires lors de l'ajout de fonds : « Acheté par John Smith pour l'anniversaire de Sarah ». Cela crée une piste d'audit dans l'historique des transactions.
Qu'arrive-t-il aux cartes uniques après un remboursement complet ?
Une fois que le solde atteint zéro, les cartes à usage unique deviennent généralement inactives. Les clients peuvent les supprimer de leur portefeuille. L'historique des transactions reste dans votre système pour la tenue des dossiers.
Plusieurs membres du personnel peuvent-ils traiter la même carte cadeau simultanément ?
Le système gère les accès simultanés, mais la meilleure pratique consiste à terminer une transaction avant qu'un autre membre du personnel ne commence. Cela évite toute confusion et garantit un suivi précis du solde.
Comment gérer une carte cadeau perdue ?
Les clients peuvent restaurer les cartes perdues à l'aide de la fonction de restauration de leur portefeuille (voir le guide de restauration). Tant qu'ils disposent des informations de leur compte, le solde de leur carte cadeau est conservé et peut être réinstallé.