Application lecteur – Traitement des cartes de membre et vérification du statut de membre
Découvrez comment traiter les visites de cartes de membre avec l'application lecteur. Guide complet pour numériser les cartes, échanger les visites des forfaits prépayés, suivre les abonnements, enregistrer les coûts et surveiller les soldes.
Aperçu
L'application lecteur vous permet de traiter les visites de carte de membre, de suivre l'utilisation de forfaits prépayés ou de services par abonnement. Ce guide couvre le flux de travail complet des opérations de carte de membre, y compris l'échange de visites et le suivi des soldes disponibles.
Ce que vous pouvez faire :
Scannez les cartes clients ou effectuez une recherche par détails client
Échangez des visites à partir de forfaits d'adhésion prépayés
Suivez les visites disponibles par rapport aux visites utilisées en temps réel
Enregistrer les coûts de visite (facultatif ou obligatoire en fonction des paramètres)
Surveiller le statut et l'expiration de l'adhésion
Traiter les packs de classes, les offres groupées de services et l'accès aux abonnements
Avant de commencer
Exigences:
lecteur application installé et configuré (voir guide d'installation)
Session de connexion active (voir guide de connexion)
Autorisations de la caméra activées sur votre appareil
Programme de carte de membre actif dans votre compte
Infos : Les cartes de membre peuvent être configurées pour des adhésions gratuites ou payantes. Les abonnements payants incluent généralement un nombre défini de visites (par exemple, un pack de 10 cours, un abonnement mensuel), tandis que les abonnements gratuits peuvent offrir un accès illimité pendant une période de validité.
lecteur une carte client
Méthode 1 : analyse de la caméra
Étape 1 : Appuyez sur le bouton Scan sur l'écran principal
Étape 2 : Autoriser l'accès à la caméra si vous y êtes invité (première fois uniquement)
La caméra s'activera automatiquement
Positionnez le code QR de la carte de membre du client dans le cadre
L'application scanne et charge la carte automatiquement
Méthode 2 : recherche manuelle
Si le client n'a pas sa carte disponible, vous pouvez le rechercher :
Étape 1 : Appuyez sur le bouton Rechercher (icône en forme de loupe)
Étape 2 : Saisissez les informations client dans l'un de ces champs :
Nom - Nom ou prénom du client
Numéro de téléphone - Numéro de portable utilisé lors de l'installation de la carte
courriel - Adresse courriel de leur profil
Numéro de série de la carte - Identifiant unique sur la carte
Étape 3 : Sélectionnez le bon client dans les résultats de recherche
Quand utiliser la recherche manuelle :
Le client a oublié son téléphone
La carte ne sera pas numérisée en raison de dommages à l'écran ou de problèmes de luminosité
Traitement des réservations ou des réservations à l'avance
Vérifier les visites restantes à distance avant l'arrivée du client
Visites d’échange
Une fois la carte client chargée, suivez ce workflow pour échanger des visites :
Processus de rachat
Étape 1 : Vérifiez les informations d'adhésion du client affichées à l'écran
Vérifier les visites disponibles restantes
Vérifier le nombre de visites utilisées
Date d'installation de la carte de note et date du dernier crédit
Confirmez que l'adhésion est active et n'a pas expiré
Étape 2 : Définissez le nombre de visites à utiliser
Vous disposez de deux méthodes :
À l'aide des boutons +/- :
Appuyez sur le bouton + pour augmenter le nombre de visites
Appuyez sur le bouton - pour diminuer le nombre de visites
Ajuster pour correspondre au service fourni
Entrée directe :
Cliquez sur le champ du compteur
Entrez le nombre de visites à l'aide de votre clavier (si pris en charge)
Étape 3 : Appuyez sur le bouton Échanger les visites
Étape 4 : Consultez la fenêtre de confirmation
Vérifiez à nouveau le nombre de visites :
Vérifiez que le nombre de visites est correct
S'assurer que le client dispose de suffisamment de visites disponibles
Entrez le coût de la visite (le cas échéant) :
Certains paramètres d'adhésion nécessitent l'enregistrement de la valeur de la visite
Entrez le coût du service ou la valeur du forfait
Peut être laissé à 0 si les paramètres de votre carte ne l'exigent pas
Cela permet de suivre l'adhésion à ROI et l'utilisation du service.
Ajouter un commentaire facultatif :
Notez le service fourni (par exemple, "Cours de yoga", "Séance d'entraînement personnel")
Enregistrez toute circonstance particulière
Les commentaires sont uniquement internes et ne sont pas visibles par les clients
Étape 5 : Appuyez sur le bouton Continuer pour confirmer
Résultat : Les visites sont immédiatement déduites du solde disponible du client et enregistrées dans son historique de transactions.
Comprendre l'échange de visites
Échange pour une seule visite :
Scénario le plus courant
Le client assiste à un cours, un service ou une session
Échanger 1 visite de leur adhésion
Échange de visites multiples :
À utiliser pour les services qui consomment plusieurs visites
Exemples : séances de 2 heures valant 2 visites, cours en couple, services premium
Ajustez le compteur au nombre approprié
Épuisement partiel du paquet :
Il reste au client 5 visites sur un pack de 10
Ils échangent 1 visite aujourd'hui
Il reste 4 visites pour une utilisation future
Épuisement du forfait :
Il reste 1 visite au client
Après le rachat, le solde atteint 0
Le client doit acheter un nouvel abonnement pour continuer
Visitez le suivi des coûts
Le champ Coût de la visite sert à différentes fins en fonction de la configuration de votre adhésion :
Champ de coût facultatif
Quand c'est facultatif :
Les paramètres de votre carte de membre ne nécessitent pas de saisie des coûts
Le champ peut être laissé à 0 pour traiter les rachats plus rapidement
Utile pour les abonnements illimités ou les forfaits à prix fixe
Pourquoi vous pourriez toujours l'utiliser :
Suivez la valeur réelle du service à des fins d'analyse
Calculez ROI sur les forfaits d'adhésion
Comprendre quels services les membres préfèrent
Générer des rapports de revenus par type de service
Champ de coût obligatoire
Quand c'est nécessaire :
Les paramètres de votre carte de membre imposent la saisie des coûts
Impossible de continuer sans saisir une valeur
Commun pour les adhésions avec paiement à l'utilisation ou à valeur variable
Bonnes pratiques :
Connaissez les prix de vos services standards
Saisissez des valeurs cohérentes pour chaque type de service
Utilisez ces données pour optimiser la tarification des adhésions
Affichage des informations client
Sous les boutons de transaction, le lecteur affiche des données complètes sur les clients et les membres :
Détails du client
Nom fourni lors de l'installation de la carte
Coordonnées (téléphone/courriel)
Date d'inscription du client
Informations sur l'adhésion
Visites disponibles - Visites restantes que le client peut utiliser
Visites utilisées - Nombre total de visites échangées avec cet abonnement
Date d'installation de la carte - Lorsque le client a activé son adhésion
Date du dernier crédit - Échange de visite ou achat de forfait le plus récent
Date d'expiration - À l'expiration de l'adhésion (si configuré)
Type d'adhésion - Désignation gratuite ou payante
Infos : Ces informations sont mises à jour en temps réel à chaque transaction, garantissant que vous travaillez toujours avec des données actuelles.
Meilleures pratiques
Pour un traitement efficace
Vérifiez d'abord la disponibilité : Vérifiez toujours que le client a suffisamment de visites avant de commencer le service pour éviter les situations délicates.
Annoncer le solde restant : Après l'échange, informez les clients : « Il vous reste 7 visites sur votre abonnement. »
Montants de rachat standards : Pour la plupart des services, échangez 1 visite. Ajustez uniquement pour les services premium ou les forfaits spéciaux.
Traitez rapidement pendant les périodes chargées : Si le suivi des coûts est facultatif, ignorez-le pendant les heures de pointe pour accélérer les enregistrements.
Pour un suivi précis
Valeurs de visite cohérentes : Utilisez les coûts standard pour chaque type de service (par exemple, cours réguliers = 20 $, premium = 35 $) pour des analyses significatives.
Commentaires descriptifs : Notez la prestation spécifique : « Cours de yoga chaud », « Massage de 30 minutes », « Accès à la piscine » plutôt que des notes génériques.
Suivez des scénarios spéciaux : Utilisez les commentaires pour des cours de rattrapage, des séances gratuites ou des visites de courtoisie pour les membres.
Pour l'expérience client
Renouvellements bienvenus : Lorsque le solde d'un membre est faible, mentionnez de manière proactive : « Il ne vous reste plus que 2 visites. Souhaitez-vous acheter un autre forfait aujourd'hui ?
Expliquer la consommation des visites : Pour les services qui utilisent plusieurs visites, expliquez avant le traitement : "Cette session de 90 minutes utilise 2 de vos visites."
Célébrez les jalons : Reconnaissez les membres fidèles : « C'est votre 50e cours avec nous ; merci d'être un membre si dévoué ! »
Gérez l’expiration avec élégance : Si un abonnement est sur le point d’expirer, informez le client et expliquez-lui les options de renouvellement.
Pour la gestion des membres
Surveillez les modèles d’utilisation : Faites attention à la rapidité avec laquelle les membres utilisent leurs visites : cela permet d'optimiser la taille des colis.
Identifiez les membres à risque : Notez les membres qui ne sont pas venus récemment et envisagez des campagnes de sensibilisation ou de fidélisation.
Suivez les heures de pointe : Enregistrez le moment où les visites sont utilisées pour comprendre les besoins en capacité et les plages horaires populaires.
Dépannage
La carte ne numérise pas
Problème: Le code QR ne scanne pas lors de l'utilisation de l'appareil photo
Solutions :
Augmenter la luminosité de l'écran du téléphone
Nettoyer l'écran du téléphone s'il est taché
Utiliser la recherche manuelle comme méthode de sauvegarde
Essayez de tenir le téléphone sous différents angles
Visites disponibles insuffisantes
Problème: Le client a 0 visite restante ou moins que nécessaire
Solutions :
Informer le client qu'il doit acheter des visites supplémentaires
Vérifiez s'ils ont un autre abonnement actif
Vérifiez que la carte n'a pas expiré
Offre de traitement de l'achat d'un nouveau forfait d'adhésion
Impossible de saisir le coût de la visite
Problème: Le champ de coût est désactivé ou n'accepte pas de saisie
Solutions :
Ce champ peut être facultatif dans vos paramètres
Laisser à 0 et continuer si ce n'est pas nécessaire
Vérifiez les paramètres de la carte de membre si un suivi des coûts est nécessaire
Contacter l'administrateur si le champ doit être modifiable mais ne l'est pas
Nombre incorrect de visites échangées
Problème: Nombre incorrect de visites échangées accidentellement
Solutions :
Impossible d'annuler les transactions terminées dans l'application lecteur
Contacter l'administrateur pour ajuster les visites dans le tableau de bord du profil client
Traiter la transaction inversée (retours de visites de crédit) si autorisé
Ajouter un commentaire expliquant la correction de la piste d'audit
L'adhésion apparaît comme expirée
Problème: Le client dit que l'adhésion devrait toujours être valide
Solutions :
Vérifiez la date d'expiration dans les paramètres de la carte de membre
Vérifier que le client est dans la période de validité
Confirmer qu'aucune expiration automatique ne s'est produite après l'épuisement des visites
Contacter l'administrateur pour prolonger l'expiration si une erreur s'est produite
Le solde de la visite ne se met pas à jour
Problème: Le client dit que ses visites disponibles ne s'affichent pas correctement
Solutions :
Demandez au client de tirer vers le bas pour actualiser son portefeuille
Attendez 10 à 15 secondes pour la synchronisation (surtout sur les connexions plus lentes)
Vérifier que la transaction s'est terminée avec succès (la confirmation est apparue)
Vérifier l'historique des transactions dans le tableau de bord du profil client
Foire aux questions
Quelle est la différence entre les abonnements gratuits et payants ?
Les adhésions gratuites accordent généralement un accès illimité pendant une période de validité sans limite de visite. Les abonnements payants incluent un nombre de visites prépayées (par exemple, un pack de 10 cours) qui s'épuise à chaque utilisation. Vos paramètres d'adhésion déterminent le type que vous utilisez.
Puis-je échanger plus de visites que ce dont le client dispose ?
Non, l'application lecteur empêche les rachats excessifs. Vous ne pouvez échanger que jusqu'à concurrence du solde de visite disponible. Si le client a besoin de plus de visites, il doit acheter un forfait d’adhésion supplémentaire.
Les clients peuvent-ils utiliser le même abonnement sur plusieurs sites ?
Cela dépend de vos paramètres multi-emplacements. Si les emplacements partagent des données d’adhésion, oui. Si les emplacements sont configurés séparément, les adhésions sont spécifiques à l'emplacement. Vérifiez les paramètres de votre compte pour la configuration multi-emplacements.
Que se passe-t-il lorsqu'un abonnement atteint 0 visite ?
L'abonnement est épuisé et ne peut pas être utilisé jusqu'à ce que le client achète un nouveau forfait ou que l'abonnement soit renouvelé. La carte reste dans son portefeuille mais affiche 0 visite disponible.
Dois-je toujours saisir le coût de la visite ?
Cela dépend des paramètres de votre carte de membre. S'il est configuré comme facultatif, vous pouvez le laisser à 0. Si nécessaire, vous devez saisir une valeur pour terminer la transaction. Même si elle est facultative, la saisie des coûts fournit des analyses commerciales précieuses.
Puis-je échanger des visites partielles ?
Non, l'application lecteur traite uniquement les échanges de visites par nombre entier. Si vous devez suivre une utilisation partielle, configurez votre abonnement pour utiliser des visites décimales ou ajustez les valeurs de vos visites (par exemple, faites en sorte que les services premium valent 2 visites).
Comment gérer les cours de maquillage ou les séances gratuites ?
Échangez la visite normalement mais ajoutez un commentaire du type « Séance de rattrapage » ou « Visite gratuite ». Cela permet de maintenir un suivi précis des visites tout en notant les circonstances particulières.
Les clients peuvent-ils partager des adhésions avec d’autres ?
Les adhésions sont liées à la personne qui a installé la carte. Le partage est possible si le membre d'origine donne l'accès, mais chaque visite sera toujours déduite de son solde disponible. Pensez à créer des adhésions distinctes pour un meilleur suivi.
Que se passe-t-il si un client perd son téléphone avec son abonnement ?
Les clients peuvent restaurer leur carte de membre à l'aide de la fonction de restauration (voir guide de restauration). Leur solde de visite est conservé dans votre système et accessible une fois la carte réinstallée.
Puis-je ajouter des visites à un abonnement existant ?
L'ajout de visites doit être effectué via le tableau de bord du profil client dans votre panneau d'administration, et non via l'application lecteur. Contactez votre administrateur pour créditer des visites supplémentaires sur le compte d'un membre.
Comment puis-je suivre les services que les membres utilisent le plus ?
Utilisez le champ Coût de la visite et des commentaires cohérents pour chaque type de service. Ces données apparaissent dans vos analyses et aident à comprendre les préférences des membres et à optimiser vos offres d'adhésion.
Les adhésions peuvent-elles se renouveler automatiquement ?
Le renouvellement automatique est configuré dans vos paramètres d'adhésion dans le panneau d'administration, et non dans l'application lecteur. L'application lecteur traite les rachats de visites quel que soit le statut de renouvellement. Vérifiez vos paramètres pour les options d’abonnement et de renouvellement automatique.